Ответ:

Из письма следует, что на данном предприятии одним из видов документов, устанавливающих порядок выполнения каких-то видов работ (по определению, приведенному в стандарте ISO 9000:2005, такие документы называются документированными процедурами), являются «стандарты организации». Само же предприятие является ЧАСТЬЮ акционерного общества. Исходя из этого (скорее всего), аудиторы посчитали, что в филиале НЕ МОГУТ быть самостоятельные ВИДЫ документов, а должны быть только ОБЩЕФИРМЕННЫЕ.

По существу, поднятая в письме проблема сводится к следующему: вправе ли ЧАСТЬ организации устанавливать для себя СВОИ виды документированных процедур, отличающиеся от видов документированных процедур, которые применяются в других частях этой же организации или организации в целом?

Чтобы ответить на этот вопрос, давайте последовательно проанализируем следующее.

Первое. Вправе ли организационно выделенная ЧАСТЬ организации САМОСТОЯТЕЛЬНО устанавливать ВНУТРИ СЕБЯ какие-то ПРОЦЕДУРЫ?

Конечно, поскольку руководитель ЛЮБОЙ организационно выделенной единицы для выполнения ЗАКРЕПЛЕННЫХ за этой единицей функций ВПРАВЕ установить СВОИМ решением ПОРЯДОК выполнения определенных видов работ (т. е. соответствующую процедуру) и требовать его соблюдения. В определенных случаях установленный порядок может быть оформлен документально, превратившись в документированную процедуру. Другое дело, что эти процедуры должны СООТВЕТСТВОВАТЬ порядку, установленному ВЫШЕСТОЯЩИМИ структурами, в частности, порядку, установленному вышестоящими должностными лицами в самой организации, и порядку, установленному на основе предоставленных законных полномочий соответствующими внешними органами и организациями.

Второе. Существуют ли ОФИЦИАЛЬНЫЕ ПРЕДПИСАНИЯ, как именно должны ИДЕНТИФИЦИРОВАТЬСЯ процедуры?

Нет, поскольку НАЗВАНИЕ ВИДА, в котором оформлена процедура (а именно: инструкция, регламент, стандарт, карта, процедура, положение и т. д.), является лишь ОДНИМ из ее идентификационных ПРИЗНАКОВ. Причем, далеко не самым важным, поскольку для идентификации процедуры более важен не ВИД документа, а то, порядок выполнения КАКИХ ИМЕННО действий (работ) он устанавливает. Если, например, в документе устанавливается порядок выполнения входного контроля закупаемой продукции, то ключевой среди его идентификационных признаков будет фраза: «Порядок проведения входного контроля закупаемой продукции», а не то, будет ли этот документ иметь вид «Инструкция № …», «Регламент № …», «Процедура № …» и т. п.

Кстати, хорошо известно, что в одной и той же организации часто ОДНОВРЕМЕННО применяют НЕСКОЛЬКО видов документированных процедур.

Другое дело, что для каждого применяемого в организации ВИДА документирования процедур, должен быть установлен его СТАТУС. А именно:

• на какие специфические КАТЕГОРИИ/ВИДЫ работ распространяется тот или иной вид документа (если они для разных видов документов разные);

• какова должна быть структура СОДЕРЖАНИЯ каждого вида документа (если эти структуры для разных видов документов разные);
• каков порядок УПРАВЛЕНИЯ каждым из видов документов, т. е. порядок оформления, согласования, утверждения, внесения изменений и т. д. (если он для разных видов документов разный).

Теперь вернемся к описанной коллизии.

Из письма следует, что ФИЛИАЛ какого-то акционерного общества создал У СЕБЯ СМК и предъявил ее органу по сертификации на предмет оценки ее соответствия требованиям (например, стандарта ISO 9001, и/или ISO 22000, и/или ISO/ТS 16949 и т. д.).

Совершенно понятно, что, РЕАЛИЗУЯ указанные требования, руководству филиала было необходимо разработать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии ряд ПРОЦЕДУР, часть из которых была по тем или иным причинам ДОКУМЕНТИРОВАНА.

Руководство филиала ВПРАВЕ это делать? Ответ дан выше, и он положительный.

Руководство филиала ВПРАВЕ назвать эти процедуры «стандартами организации»? Ответ дан выше, и он тоже положительный.

Это — первое, что уже позволяет дать ответ на поставленный в письме вопрос. Но есть и второе, более ПРИНЦИПИАЛЬНОЕ соображение.

Зададим еще один вопрос: влияет ли способ ИДЕНТИФИКАЦИИ процедуры на ее СОДЕРЖАНИЕ и СОБЛЮДЕНИЕ в ходе осуществления бизнес-деятельности (а ведь именно ЭТО является СУТЬЮ анализа со стороны аудиторов на предмет оценки СООТВЕТСТВИЯ)? Ответ очевиден: не влияет.

Из этого следует, что приведенный в письме факт нельзя рассматривать как СВИДЕТЕЛЬСТВО аудита, поскольку, по определению приведенному в стандарте ISO 19011, к свидетельствам относятся «записи, изложение фактов или другая информация, которые имеют отношение К КРИТЕРИЯМ аудита». НАЗВАНИЕ же ВИДА процедуры никого отношения к ее СОДЕРЖАНИЮ, а, значит, и к степени СООТВЕТСТВИЯ или НЕСООТВЕТСТВИЯ требованиям, не имеет. Чтобы окончательно убедиться в этом, достаточно задать следующий вопрос: КАКОЕ требование (стандарта ISO 9001, и/или ISO 22000, и/или ISO/ТS 16949 и/или другого документа, выбранного в качестве критерия аудита) НАРУШЕНО? Ответа мы просто не получим, поскольку относительно ЭТОГО обстоятельства никаких требований указанные документы НЕ СОДЕРЖАТ!

Заключение. Поскольку ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЕ признаки процедур НЕ ЯВЛЯЮТСЯ предметом исследования в ходе АУДИТА ПО ОЦЕНКЕ СООТВЕТСТВИЯ СМК, то САМИ ПО СЕБЕ эти признаки НЕ МОГУТ быть «СООТВЕТСТВУЮЩИМИ» или «НЕСООТВЕТСТВУЮЩИМИ» критериям сертификационного аудита СМК. Другими словами, данное НАБЛЮДЕНИЕ (а именно, что на этом предприятии для обозначения определенных процедур применяют «стандарты организации», а не «стандарты общества») НЕ МОЖЕТ быть признано СВИДЕТЕЛЬСТВОМ АУДИТА и подвергнуться дальнейшей оценке, позволяющей квалифицировать его как ДОКАЗАТЕЛЬСТВО соответствия или не соответствия требованиям. По этим причинам претензии аудиторов считаю необоснованными.