Статьи и информационные материалы по системам менеджмента
Коллизии аудита. Журнал «Методы менеджмента качества», 2005, № 6, ситуация 2
 | ОПИСАНИЕ СИТУАЦИИ:Нашей процедурой «Внутренние проверки СМК» предусмотрено, что по итогам внутренних проверок аудиторы представляют:
Предоставление каких-либо других записей (контрольный перечень вопросов, рукописные записи, копии документов и т.п.) не предусмотрено. В ходе сертификационного аудита по разделу 8.2.2 аудиторы попросили показать им комплект документов по внутренним проверкам СМК, что и было сделано. При этом аудиторы посчитали, что одних только ссылок в отчете по внутренним проверкам на то, что в их ходе были проверены те-то и те-то разделы ИСО 9001:2000, недостаточно для подтверждения факта проверок, за исключением случаев, когда по разделу были выявлены несоответствия и оформлены соответствующие отчеты о несоответствиях. На основании этого аудиторы оформили следующее некритическое несоответствие по разделу 8.2.2: «Не представлены доказательства проведения аудита ряда разделов ИСО 9001:2000». Мы считаем, что должны доверять своим аудиторам, и что ссылка на разделы ИСО 9001:2000 в отчете по аудиту является достаточным доказательством проведения проверки. Кто из нас прав? |
ОТВЕТ:
Прежде всего, отметим, что при проведении аудита только всесторонне проверенная информация, а не чьи-то предположения могут служить свидетельством аудита.
Из описания ситуации видно, что в данной организации свидетельством проведения внутреннего аудита по какому-либо разделу ИСО 9001:2000 установлено считать ссылку на этот раздел в отчете по аудиту. С приемлемостью этого положения нельзя не согласиться, поскольку, если есть сомнения в честности внутренних аудиторов, то и у руководства организации-заявителя (отметим, что и у команды внешних аудиторов тоже) всегда есть возможность выборочной проверки на месте факта посещения внутренними аудиторами соответствующих подразделений и проведения проверки в объеме, предусмотренном планом аудита.
Если у аудиторов возникло сомнение относительности достоверности информации о проведении тех или иных внутренних аудитов, они обязаны были уточнить эту информацию путем использования других источников информации: побеседовать с самими внутренними аудиторами, попросить их представить какие-то свои записи, провести опрос сотрудников соответствующих подразделений и т.п. Они же этого, как видно из вопроса, не сделали. В итоге, не располагая никакими прямыми свидетельствами того, что какие-то разделы ИСО 9001:2000 действительно не проверены, аудиторы построили свое заключение лишь на предположении об этом, а на этом строить выводы по аудиту нельзя. Не говоря уже о том, что они совершенно необоснованно поставили под сомнение честность внутренних аудиторов.
Заключение. Вывод аудиторов построен на том, что ссылки на номера разделов ИСО 9001:2000 в отчетах по аудиту не являются достаточным свидетельством фактического проведения внутренних аудитов этих разделов (кроме случаев выявления несоответствий). При этом данное предположение не было подтверждено аудиторами никакими прямыми доказательствами. По этой причине зафиксированное несоответствие является необоснованным.
В связи с этим вопросом хотелось бы высказать две рекомендации этой и другим организациям.
Первое. Поиском убедительных доказательств обязаны заниматься сами аудиторы, а не проверяемая организация. Но и организация не должна при этом стоять в стороне и, если надо, «помогать» нерадивым аудиторам найти необходимые доказательства. Хочу подчеркнуть: не сфальсифицировать эти доказательства, а помочь найти их, если они действительно имеются.
Второе. В случае твердой уверенности в своей правоте не следует соглашаться с мнением аудиторов и подписывать соответствующие отчеты о несоответствиях. Взамен этого надо формулировать в таком отчете свои доказательства обратного. Мнение аудиторов никогда не является окончательным. Орган по сертификации обязан рассмотреть все несогласия организации с командой аудиторов. Если вы четко и обоснованно сформулируете свою позицию, она будет принята. В данном случае не вызывает никакого сомнения, что, если бы организация не согласилась с мнением аудиторов и обосновала это так, как это сделано в приведенном вопросе, Орган по сертификации встал бы на сторону организации и отменил это несоответствие.
Никакая теория, программа или правительственная политика не могут сделать предприятие успешным, это могут сделать только люди… Я подчеркиваю это – как бы вы ни были умны или ловки, ваше дело и его судьба находятся в руках людей, которых вы нанимаете…
Акиро Морита, создатель и владелец компании SONY
